Comment relancer poliment par mail ?

Dans un monde où la communication va à toute vitesse, savoir relancer par mail peut s’avérer crucial. Que ce soit pour rappeler un collègue d’une tâche à accomplir ou suivre une discussion en cours, il est essentiel d’adopter un ton respectueux et courtois. Un email de relance bien formulé augmente vos chances d’obtenir une réponse rapide et positive. Cet article vous fournit des techniques efficaces pour préparer vos relances, des exemples pratiques et un modèle de relance que vous pourrez adapter à vos besoins. Que vous soyez professionnel en entreprise ou étudiant, ces conseils vous seront d’une grande aide pour assurer une communication efficace.

Les bases d’une relance polie par email

Lorsque vous devez effectuer une relance, il est important de garder en tête quelques principes fondamentaux. Une relance polie repose sur un timing approprié, un ton courtois et un message clair.

Choisir le bon moment

Une relance efficace commence par le bon timing. Il est recommandé d’attendre au moins une semaine après votre première demande. Cela permet au destinataire de répondre à d’autres engagements sans se sentir pressé. Cependant, si la situation est urgente, vous pouvez relaisser un rappel un peu plus tôt, mais sans pression. N’oubliez pas de mentionner des délais si votre demande en nécessite. Un rappel trop rapide peut être perçu comme impatient.

Rédiger un objet clair et précis

Votre objet doit être suffisamment clair pour que le destinataire sache immédiatement de quoi il s’agit. Évitez des termes vagues comme « Suivi ». Préférez des formulations telles que « Suivi: Prochaine étape du projet X » ou « Action requise: Réponse attendue pour l’enquête Y ». Cela oriente immédiatement votre interlocuteur sur l’importance du message. Par exemple, un objet comme « Relance de ma demande de document » est beaucoup plus explicite et incitatif.

Adopter un ton positif et respectueux

Le ton joue un rôle crucial dans une relance. Adoptez un langage respectueux et positif. L’ouverture de l’email pourrait inclure un compliment ou une mention d’un élément positif discuté auparavant. Ceci montre que vous vous souciez réellement de votre interlocuteur, ce qui peut encourager une réponse. Par exemple : « Bonjour Julie, j’espère que tu vas bien depuis notre dernière adresse. » Cela rappelle à votre destinataire votre interaction précédente de manière chaleureuse.

Exemples pratiques et modèles de relance

Il peut être difficile de trouver les mots justes. Voici quelques exemples de modèle de relance que vous pouvez utiliser ou adapter selon votre contexte. Ces exemples couvrent différentes situations, allant des suivis de projet aux rappels de réunion.

Exemple de relance pour une réponse à une enquête

Objet : Suivi – Réponses à l’enquête Chère Équipe,
J’espère que vous allez bien. Je me permets de vous relancer concernant l’enquête que nous avions mentionnée lors de notre dernière réunion. Nous espérons recevoir vos retours avant la date limite de vendredi prochain, cela serait très apprécié. N’hésitez pas à me faire savoir si vous avez des questions ou avez besoin de précisions. Merci d’avance pour votre aide !
Cordialement, [Votre Nom]

Exemple de suivi après un entretien

Objet : Remerciements et suivi – Entretien du [date] Cher M. Dupont,
Je tenais à vous remercier une nouvelle fois pour l’opportunité d’assurer l’entretien du [date]. Votre entreprise m’intéresse beaucoup, et j’aimerais savoir si vous avez eu l’occasion de délibérer sur ma candidature.
Je suis disponible pour tout complément d’information dont vous pourriez avoir besoin.
Bien cordialement, [Votre Nom]

Relance pour un projet créatif

Objet : Suivi de notre collaboration créative Bonjour Emilie,
J’espère que tu te portes bien. Suite à notre dernière discussion sur le projet créatif, j’aimerais savoir si tu as eu le temps de réfléchir aux idées que nous avons échangées. Je suis impatient d’entendre ton avis et d’avancer ensemble.
Amicalement, [Votre Nom]

Techniques de relance pour garantir une réponse

Il existe plusieurs techniques de relance qui peuvent rendre votre demande plus efficace. Voici quelques idées pour garder la conversation ouverte et inciter la personne à répondre.

Rappeler le contexte

Rappelez rapidement à votre interlocuteur le contexte de votre demande sans trop entrer dans les détails. Cela pourra l’aider à se remémorer plus facilement ce qui était en jeu. Par exemple, en mentionnant un point spécifique discuté lors d’une réunion antérieure, cela peut raviver la mémoire de votre contact. En gardant votre message court, vous vous assurez qu’il soit plus facile à digérer.

Offrir votre aide

Proposition d’aide constitue une manière proactive de montrer votre engagement et d’adoucir la demande. En offrant un soutien à votre interlocuteur, vous démontrez votre collaboration et vous réduisez toute résistance potentielle. Par exemple : « N’hésitez pas à me faire savoir si vous avez besoin de plus d’informations pour avancer. » Cela dénote votre volonté de collaborer et pourrait inciter la personne à promulguer une réponse plus rapidement.

Reformuler les demandes plus anciennes

Si votre premier message n’a pas été suivi d’effet, reformuler votre demande peut parfois aider. Assurez-vous de garder les mêmes éléments, mais changez la manière dont vous les présentez. Cela permet de redynamiser la discussion et d’éviter que votre email précédent ne semble trop redondant. Mentionner « Je voulais juste vérifier si vous avez eu le temps d’examiner ce que nous avons discuté » peut faire toute la différence.

Les erreurs à éviter dans une relance par email

Éviter les faux pas dans vos emails de relance est tout aussi important. Voici quelques erreurs courantes à éviter pour vous assurer que votre mail soit efficace. Chaque détail compte et avoir une approche fine et réfléchie vous permettra d’optimiser vos chances de succès.

Être trop insistant

Un email de relance ne devrait pas être une pression constante. Insister trop souvent ou avec trop de rigueur peut frustrer le destinataire, entraînant une réponse négative voire un silence total. Assurez-vous d’être ferme mais pas oppressant. Attendez au moins une semaine pour donner au destinataire le temps de réagir à vos messages précédents.

Ignorer les détails importants

Omettre des informations critiques peut nuire à la compréhension de votre relance. Au lieu de cela, il est préférable d’être exhaustif dans vos demandes. Incluez tous les détails nécessaires pour aider votre interlocuteur à répondre facilement. Le fait d’étayer votre relance avec des antécédents clairs et des éléments tangibles offre un cadre de travail pour celui qui lit votre message.

Ne pas vérifier l’orthographe et la grammaire

Une relance remplie de fautes peut nuire à votre crédibilité. Prendre le temps de relire votre message peut faire une grande différence. Utiliser des outils comme Grammarly ou encore le correcteur orthographique de votre email vous permettra d’éviter ces désagréments. Un message bien rédigé reflète votre sérieux et votre professionnalisme.

Erreur	Conséquence	Solution
Trop d’insistance	Agacement du destinataire	Espacer vos relances
Omettre des détails	Incompréhension	Inclure tous les éléments nécessaires
Fautes d’orthographe	Perception de négligence	Relire et utiliser des outils de correction