Comment relancer efficacement vos mails ?

La relance par mail est un art délicat, mais essentiel dans le monde professionnel. En effet, ce n’est pas simplement un rappel, mais un moyen de maintenir la communication et de montrer votre intérêt tout en maximisant vos chances de réponse. Que vous attendiez une décision suite à une proposition, une réponse à un devis, ou un retour après un entretien, savoir comment formuler votre relance peut faire toute la différence. Ce guide vous apportera des conseils pratiques et des exemples concrets pour rendre vos relances par mail à la fois efficaces et bien perçues.

Importance de la personnalisation dans vos relances

Personnaliser vos mails de relance est crucial. Un message générique a moins de chances d’attirer l’attention de votre interlocuteur. La clé est de mentionner des détails spécifiques comme le prénom du destinataire, le contexte de votre dernier échange ou des éléments propres à votre offre qui correspondent à ses attentes. En intégrant ces éléments, votre interlocuteur se sentira valorisé et plus enclin à répondre.

Comment rendre vos relances personnelles ?

Pour donner un caractère personnel à vos relances, commencez par utiliser le prénom du destinataire dans l’objet de l’email et dans le corps du message. Ensuite, faites référence à une interaction antérieure, cela rappelle au destinataire le contexte et la relation que vous avez. N’hésitez pas également à évoquer une actualité en lien avec votre dernier échange, cela montre vous êtes attentif et engagé.

Le timing des relances : quand relancer ?

Le timing joue un rôle essentiel dans la réussite de vos relances. Envoyer un mail au bon moment peut faire toute la différence. En général, il est conseillé d’attendre entre 24 et 48 heures après le dernier échange pour relancer. Cependant, le contexte peut varier, comme après un salon professionnel où vous pouvez attendre une semaine. L’idée est de rester dans l’esprit de votre interlocuteur sans lui paraître insistant.

Exemples concrets de relances

Voici quelques exemples de relances que vous pouvez utiliser selon votre contexte :

• Après une réunion : « Bonjour [Prénom], j’espère que vous allez bien. Je tenais à vous remercier pour notre discussion d’hier. Je voulais savoir si vous aviez eu le temps d’examiner la proposition que je vous ai envoyée. N’hésitez pas à me contacter si vous avez des questions. »
• Après un devis : « Bonjour [Prénom], je me permets de revenir vers vous concernant le devis n°[Numéro]. Avez-vous eu le temps d’y réfléchir ? Je reste disponible pour toute question. »

Structuration de votre mail de relance

La structure de votre mail est tout aussi importante que son contenu. Un message bien structuré est non seulement plus lisible, mais également plus engageant. Commencez par un objet clair et concis, suivez avec une salutation personnelle, puis rappelez le contexte de votre dernier échange. Dans le corps du mail, soyez explicite sur vos attentes et terminez avec une formule de politesse adaptée.

Éléments clés d’un bon mail de relance

Votre mail doit comporter plusieurs éléments clés :

• Un objet explicite qui donne envie d’ouvrir le mail, par exemple : « Votre retour sur notre proposition ? »
• Une salutation personnalisée.
• Un rappel de votre dernier échange, qui montre que vous êtes en phase avec le destinataire.
• Un message clair avec un appel à l’action, comme proposé d’une date pour un entretien.
• Une conclusion polie qui laisse la porte ouverte à une discussion.

Maximiser l’impact de votre relance

Pour maximiser l’impact de votre relance, pensez à l’heure d’envoi. Envoyer un mail tôt le matin ou juste après le déjeuner peut augmenter vos chances d’être vu. Évitez les jours où les boîtes mails sont particulièrement chargées, comme le lundi matin ou le vendredi après-midi. Il est également conseillé de relancer par différents canaux si vous n’avez pas de retour, par exemple, un coup de téléphone ou un message sur LinkedIn.

La relance par téléphone comme alternative

Si malgré vos relances par mail vous n’avez pas de réponse, n’hésitez pas à passer un coup de téléphone. Préparez-vous à l’entretien en notant les points clés à aborder. Un appel peut parfois créer un contact plus humain et favoriser une réponse rapide. Restez courtois et évitez d’être insistant, montrez que vous êtes là pour aider et soutenir votre interlocuteur dans ses besoins.

L’impact des outils numériques sur les relances

Les outils numériques modernes peuvent aider à automatiser vos relances. De nombreux CRM offrent des fonctionnalités d’envoi automatique de mails de suivi, ce qui permet de ne pas oublier vos prospects. Vous pouvez également mesurer l’impact de vos emails grâce à des outils d’analyse qui vous indiqueront si votre mail a été ouvert et à quel moment.

L’importance de l’analyse de vos relances

Suivre l’efficacité de vos comportements de relance est crucial. Analysez quel type de relance crée le plus d’engagement et ajustez votre stratégie en conséquence. Vous découvrirez peut-être qu’un style de communication spécifique fonctionne mieux et adaptant vos mails de relance en fonction de ces données vous permettra d’être plus efficace dans votre démarche.